Om de planning correct door te geven moet ten laatste één werkdag voordien vóór 15u in de OVAM-databank in het attest in opmaak bij de te onderzoeken inspectielocatie in het tabblad “Algemene info” de parameter "Datum en tijd plaatsbezoek” ingevuld worden.
Deze gegevens worden door COPRO geëxporteerd uit de databank en verwerkt via een planningstool om de de auditroutes op te maken en de controles optimaal te spreiden.
Het doorgeven van de planning maakt deel uit van het vooronderzoek en houdt geen extra werk in voor de deskundige.
Aangezien dit essentieel is voor een correcte uitvoering en goede spreiding van de opgelegde terreinaudits zal COPRO dit zoals hieronder beschreven opvolgen conform het certificatiereglement bijlage 2.
COPRO zal bij de opvolging rekening houden dat door onverwachte omstandigheden niet 100% van de plaatsbezoeken kunnen doorgegeven worden via de databank en zal dit zoals hieronder toegelicht opvolgen.
Indien de planning voor februari 2025 minder dan 75% correct is doorgegeven, werd u een overzicht verstuurd via mail ter kennisgeving van de niet conforme werking. Bij de deskcontroles en terreinaudits zal steeds worden nagegaan of de planning in voorgaande maand correct werd doorgegeven. Het niet correct doorgeven is een vaststelling van CAT III “Voorwaardelijke opheffing” van het certificaat.
In onderstaande gevallen zal conform TAR 9201 een nutteloze verplaatsing worden gefactureerd.
- Bij de bevestiging dat een auditeur van COPRO een terreinaudit zal uitvoeren en er hierna toch nog wordt afgeweken van de planning zonder rechtstreeks contact op te nemen met de auditeur.
- Wanneer een auditeur ter plaatse komt (aangekondigd of niet) en het opdrachtformulier is niet ondertekend of kan ter plaatse niet ondertekend worden voor de aanvang van de audit.
Zonder een correct ondertekend opdrachtformulier heb je als deskundige niet de opdracht verkregen om het attest op te maken en heeft de auditeur niet de bevoegdheid om de audit uit te voeren.
Gerelateerd document
Rondzendbrief: RBC/9201/2024/01